Gợi ý cách viết email xác nhận phỏng vấn dễ ghi điểm nhất

Dưới đây là một số gợi ý cách trả lời email xác nhận phỏng vấn hiệu quả khi tìm việc làm tại Cần Thơ 24h hay bất cứ nơi nào khác, bạn tham khảo nhé.

Xác định bố cục email

Để xác nhận phỏng vấn đúng cách, điều đầu tiên là tìm hiểu cụ thể những thông tin cần thiết trong email gửi nhà tuyển dụng. Bố cục nên có:

Tiêu đề:

Ở phần tiêu đề, hãy nêu rõ rằng bạn đang viết để xác nhận cuộc phỏng vấn của mình. Ứng viên có thể viết tiêu đề bao gồm các từ khóa như “xác nhận phỏng vấn” để người nhận ngay lập tức phân loại được email.

Mục đích:

Bắt đầu bằng cách nêu rõ lý do bạn viết email là hướng tiếp cận đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng câu bày tỏ lòng biết ơn vì đã nhận được cơ hội.

Câu hỏi thêm (nếu có):

Nếu còn thắc mắc hoặc cần làm rõ thông tin gì từ email mời phỏng vấn, ứng viên đừng ngần ngại trình bày ở phần này.

Thông tin liên lạc:

Đừng quên một dòng thông tin liên hệ của bạn như số điện thoại, hoặc địa chỉ email để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Trả lời trong thời gian sớm nhất

Ngay sau khi nhận được cơ hội phỏng vấn, ứng viên nên cố gắng phản hồi nhà tuyển dụng nhanh chóng. Lỗi sai thường thấy thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp đó là “ngâm” email hoặc không trả lời trong thời hạn mà nhà tuyển dụng đặt ra. Lý do là ứng viên quên hoặc chủ quan không để ý đến thời hạn phản hồi.

Cần khắc phục bằng cách ghi nhớ rằng thời gian lý tưởng nhất là phản hồi vào cùng ngày bạn nhận được thư mời phỏng vấn. Việc trả lời sớm và đầy đủ sẽ cho doanh nghiệp thấy bạn coi trọng thời gian của họ và cơ hội làm việc ở vị trí này. Đồng thời đây cũng là bí quyết giúp bạn chủ động lên lịch phỏng vấn sớm, từ đó mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh so với các ứng viên khác.

Nội dung rành mạch, rõ ràng

Điều quan trọng nhất trong email phản hồi nhà tuyển dụng chắc chắn là nội dung chính về việc bạn xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn. Không ít ứng viên có thói quen trả lời dong dài và lê thê ở phần này mà không đi vào trọng tâm vấn đề. Việc bạn liên tục cảm ơn nhà tuyển dụng hoặc trình bày rất nhiều thông tin khác không liên quan sẽ khiến email trở nên dài dòng và khó hiểu.

Bí quyết cần ghi nhớ ở phần này là rành mạch và rõ ràng với một câu ngắn gọn đơn giản ngay sau khi chào hỏi và cảm ơn. Bạn cũng có thể nhấn mạnh câu xác nhận phỏng vấn bằng cách in đậm hoặc viết nó ở một dòng riêng trong email để nhà tuyển dụng ngay lập tức chú ý.

Kiểm tra và kết thư lịch sự

Xuyên suốt email, bạn cần giữ giọng văn lịch sự và tích cực cho đến khi kết thư. Một email xác nhận phỏng vấn cộc lốc và khuyết phần kết có thể sẽ là điểm trừ mà nhà tuyển dụng sẽ lưu ý.

Trước khi gửi, hãy đọc lại và kiểm tra một lần nữa các thông tin quan trọng về lịch hẹn và địa điểm buổi phỏng vấn, thông tin liên lạc của bạn và thông tin liên lạc của nhà tuyển dụng trong trường hợp có những vấn đề phát sinh trước ngày phỏng vấn.

Ngoài ra bạn cũng nên hạn chế các lỗi chính tả hoặc lỗi sai sơ đẳng trong các từ khóa về vị trí công việc hoặc tên doanh nghiệp.

Một số ví dụ

Dưới đây là ví dụ về những email xác nhận phỏng vấn đơn giản và chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

Ví dụ 1:

Dear anh/chị ….,

Cảm ơn bộ phận tuyển dụng đã quan tâm và gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí Chuyên viên Marketing tại [tên doanh nghiệp].

Em xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn và có mặt vào lúc 3:30 chiều Thứ Năm ngày [ngày/tháng] để thảo luận chi tiết hơn về cơ hội làm việc này.

Nếu có bất kỳ tài liệu hoặc thông tin nào quan trọng cần bổ sung, em rất mong sẽ nhận được thông báo để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn đến anh/chị và hẹn gặp anh chị vào buổi phỏng vấn.

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Địa chỉ email]

[Số điện thoại]

Ví dụ 2: trong trường hợp bạn có câu hỏi bổ sung.

Thân gửi anh/chị ….,

Cảm ơn [tên doanh nghiệp] đã quan tâm và cân nhắc em cho vị trí Trợ lý Kinh doanh. Đây là một cơ hội lớn, vì vậy em rất mong chờ buổi phỏng vấn vào ngày 06 tháng 4 năm 2023 lúc 10:30 sáng.

Em xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu được yêu cầu.

Bên cạnh đó, vì [tên doanh nghiệp] có nhiều chi nhánh nên rất mong anh/chị cung cấp địa chỉ văn phòng mà em sẽ tham gia buổi phỏng vấn sắp tới.

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian.

Trân trọng,

[Tên bạn]

[Địa chỉ email]

[Số điện thoại]

Trên đây là một số gợi ý về cách trả lời email xác nhận phỏng vấn ngắn gọn và chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để dễ dàng viết được một email như ý và tạo thêm ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.